Enviar documentos por correo
Envía o reenvía facturas y recibos al buzón de documentos de Numonis y se añadirán a tu organización automáticamente.
Cada organización en Numonis tiene un buzón de documentos: reenvía un correo con facturas o recibos adjuntos a documentos@numonis.com y los adjuntos se añaden a Documentos automáticamente — sin necesidad de abrir la aplicación.
Qué es
En lugar de descargar un adjunto y subirlo a la plataforma, reenvías el correo directamente desde tu bandeja de entrada. Numonis extrae los adjuntos, los asigna a tu organización y los procesa exactamente igual que una subida manual. También funciona con adjuntos dentro de mensajes reenviados.
Úsalo para facturas de proveedores que llegan por correo, recibos de suscripciones o cualquier archivo que subirías desde Documentos.
Antes de empezar
- Envía desde una de las Direcciones de correo remitentes aceptadas que aparecen en Numonis. Los correos de otras direcciones no se procesan — recibirás una respuesta explicando el motivo.
- Los formatos aceptados son los mismos que en la subida desde la aplicación: PDF, JPG, PNG, Word (DOC/DOCX), Excel (XLS/XLSX) y CSV.
- Los adjuntos pueden sumar hasta 25 MB por correo. Las imágenes que forman parte del propio correo — logotipos de firma, banners del pie y GIF — se ignoran automáticamente; la respuesta de confirmación lo indica cuando ocurre. Una foto de un documento pegada en el cuerpo del correo sí se procesa.
Cómo llegar
- En la barra lateral, pulsa Documentos.
- Pulsa la pestaña Ajustes. La dirección de correo para enviar documentos aparece arriba.
La dirección también aparece en tu Panel principal, en la tarjeta Tu buzón de documentos.
Cómo enviar documentos por correo
- Abre el correo que contiene la factura o el recibo, o escribe uno nuevo y adjunta los archivos.
- Reenvíalo o envíalo a documentos@numonis.com desde cualquiera de las direcciones remitentes aceptadas que aparecen en Numonis. La dirección documents@numonis.com también funciona — es el mismo buzón.
- Espera el correo de confirmación. Numonis responde con un resumen de los documentos subidos.
- Revisa los nuevos documentos en Documentos, en la pestaña Subidas.
Si uno o varios adjuntos no se han podido subir — por ejemplo, formatos no compatibles o duplicados de documentos que ya subiste — la respuesta lista los archivos afectados y el motivo de cada uno. Para evitar retrasos, sube esos archivos directamente desde Documentos.
Si perteneces a más de una empresa
Cuando tu dirección de correo está vinculada a varias organizaciones, Numonis lee cada documento (NIF, nombre de la empresa, cuenta bancaria) para asignarlo a la empresa correcta. Los documentos que no puede asignar con seguridad se listan en la respuesta para que los subas manualmente a la organización correcta.
Recibir documentos de otros remitentes
Los proveedores y servicios de suscripción pueden enviar documentos directamente a tu organización, sin ser usuarios de Numonis:
- En Documentos, pulsa la pestaña Ajustes.
- Activa Recibir documentos de otras direcciones de correo.
- Abre Configuración de la dirección dedicada. Tu organización recibe una dirección dedicada y única — compártela con los remitentes de confianza.
- Añade cada remitente externo a la lista de permitidos. Los correos a la dirección dedicada de remitentes que no están en la lista, y no son miembros de tu organización, se rechazan.
Cada remitente que añades recibe un correo de confirmación indicándole que su dirección ha sido autorizada y a qué dirección enviar los documentos — no necesitas avisarle tú mismo.
Los miembros de tu organización y tus asesores asignados nunca necesitan estar en la lista — pueden usar simplemente la dirección general.
Los documentos que llegan de un remitente permitido pertenecen a la organización y no a una persona concreta. Numonis muestra el nombre del remitente cuando el correo lo incluye, pero nunca muestra su dirección de correo. Los administradores de la organización pueden eliminar estos documentos, igual que los documentos que han subido ellos mismos — siempre que el documento aún no esté verificado ni exportado.
Si la dirección dedicada empieza a recibir correo no deseado, pulsa el icono de regenerar para sustituirla. La dirección anterior deja de funcionar inmediatamente.
Problemas frecuentes
Reenvié un correo y no apareció nada
Comprueba que la dirección remitente aparece en Direcciones de correo remitentes aceptadas en Numonis y que los adjuntos tienen un formato aceptado. Numonis siempre responde cuando rechaza un correo — la respuesta indica el motivo.
La respuesta dice que mis documentos eran duplicados
Numonis detecta archivos que ya subiste y los omite, para que la misma factura nunca entre dos veces en tu contabilidad.
Envié muchos correos en poco tiempo
Existe un límite de seguridad de 30 correos por organización y hora. Espera un momento y reenvíalo, o sube los archivos directamente desde Documentos.