VeriFactu: qué es, plazos y cómo prepararse

Guía para pymes y autónomos sobre VeriFactu y los sistemas informáticos de facturación: modalidades, plazos de 2027, QR y preparación.

VeriFactu es una forma de cumplir las reglas españolas para Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), es decir, los programas usados para emitir facturas. Las reglas proceden del Real Decreto 1007/2023 y se centran en la integridad, trazabilidad, conservación, legibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Qué es VeriFactu

La AEAT describe dos modalidades válidas de cumplimiento para los SIF:

Modalidad VeriFactu: el sistema de facturación remite registros estructurados de facturación a la AEAT cuando se emiten las facturas.
Modalidad no VeriFactu: el sistema conserva los registros en el sistema emisor y debe mantener los controles y capacidad de exportación exigidos.

En ambos casos, las reglas SIF tratan sobre el software y los registros de facturación. La AEAT también aclara que esos registros no son facturas electrónicas por sí mismos.

VeriFactu, SIF y factura electrónica

Estos conceptos están relacionados, pero no son equivalentes:

SIF es el sistema informático que se utiliza para expedir facturas y procesar sus registros.
VeriFactu es la modalidad que remite los registros de facturación a la AEAT.
No VeriFactu conserva los registros en el sistema y exige controles adicionales para proteger su integridad e inalterabilidad.
Factura electrónica se refiere a la expedición y recepción de la factura en formato electrónico. Puede estar sujeta a otros formatos, canales o normas.

El registro de facturación que genera un SIF no sustituye a la factura que recibe el cliente.

A quién puede afectar

Las reglas se dirigen a empresarios y profesionales que utilizan sistemas informáticos de facturación y están dentro del ámbito del reglamento. Existen exclusiones y particularidades, entre ellas situaciones relacionadas con el Suministro Inmediato de Información (SII), determinados territorios o actividades sin obligación de facturar.

No determines el ámbito solo por el tamaño de la empresa o por el programa que utilizas. Comprueba tu régimen, territorio, actividad y sistema de facturación con el Informador VeriFactu de la AEAT y con tu asesor.

Qué cambia en las facturas

Para los negocios dentro del ámbito de aplicación, las facturas completas y simplificadas deberán incluir un código QR cuando la normativa les sea aplicable. Según la modalidad de cumplimiento, el QR permite verificar o comunicar información de la factura a través de la AEAT.

Los sistemas también deben generar registros con el formato y las medidas de integridad exigidos. El usuario no debe poder alterar una factura emitida o su registro sin conservar la trazabilidad de la corrección.

Si la facturación certificada está activa en la plataforma Numonis, revisa la vista previa de la factura antes de emitir y comprueba el estado de certificación desde los ajustes de Facturas de Venta.

Fechas actuales de adaptación

El aviso actualizado de la AEAT de diciembre de 2025 indica:

Las entidades que presenten Impuesto sobre Sociedades deben tener sus SIF adaptados antes del 1 de enero de 2027.
El resto de obligados tributarios incluidos en la normativa deben tener sus SIF adaptados antes del 1 de julio de 2027.

Estas fechas se refieren a la adaptación de los SIF. Tu obligación concreta depende de tu forma jurídica, actividad, proceso de facturación y posibles excepciones.

Cómo prepararte

Identifica todos los programas, hojas de cálculo y procesos con los que emites facturas.
Confirma con cada proveedor si el sistema estará adaptado y qué modalidad utilizará.
Revisa tus series, datos fiscales, tipos de documento e impuestos.
Define cómo corregirás una factura emitida sin perder la trazabilidad.
Forma a las personas que crean, revisan o corrigen facturas.
Prueba el flujo completo antes de tu fecha obligatoria.

Si facturas desde varios sistemas, debes revisar el conjunto del proceso. La obligación no queda resuelta solo porque uno de ellos esté adaptado.

Cómo funciona en Numonis

Cuando la facturación certificada está disponible para tu organización, Numonis mantiene separado el borrador de la factura emitida y muestra el estado de certificación. Revisa la vista previa antes de confirmar porque una factura emitida debe corregirse mediante el flujo admitido, no mediante una edición silenciosa.

Consulta cómo activar la facturación, cómo configurarla y el ciclo de vida de una factura.

Puedes conocer también el servicio de facturación y asesoría de Numonis.

Qué consultar con tu contable

Consulta con Numonis o con tu contable si:

No sabes si tu negocio está dentro del ámbito de aplicación.
Emitirás facturas simplificadas, rectificativas, proformas o documentos desde más de un sistema.
Tienes que decidir si activar facturación certificada en la plataforma.
Necesitas corregir una factura que ya ha sido emitida.

Preguntas frecuentes

¿VeriFactu es obligatorio para todo autónomo?

No se puede responder solo por la condición de autónomo. La obligación depende de que la persona esté dentro del ámbito del reglamento, use un sistema informático de facturación y no se aplique una exclusión. Confirma tu caso concreto.

¿Debo enviar una copia PDF de cada factura a la AEAT?

La modalidad VeriFactu remite registros estructurados de facturación. Esos registros no son el PDF de la factura ni sustituyen el documento que recibe el cliente.

¿Puedo seguir usando una hoja de cálculo?

Depende de cómo se utilice. La AEAT diferencia entre una hoja usada solo para introducir, calcular y conservar información y una herramienta que procesa información para producir resultados de facturación. Revisa el flujo real con el informador oficial.