Requisitos de facturación para pymes y autónomos

Una factura documenta una entrega de bienes o una prestación de servicios. En España, su contenido y conservación están sujetos al Reglamento de facturación y a las reglas del IVA.

Esta guía resume los conceptos que suelen afectar a pymes y autónomos. Para emitir documentos desde Numonis, usa las guías paso a paso de Facturas de Venta.

Qué datos contiene una factura completa

Con carácter general, una factura completa incluye:

• Número y, cuando corresponda, serie correlativa.
• Fecha de expedición y fecha de la operación cuando sea distinta.
• Nombre o razón social y NIF del emisor y del destinatario.
• Domicilio del emisor y del destinatario.
• Descripción suficiente de los bienes o servicios.
• Base imponible, tipo de IVA y cuota repercutida por separado.
• Importe total.
• Las menciones especiales exigidas para operaciones exentas, inversión del sujeto pasivo, regímenes especiales u otros casos.

Una factura puede necesitar más información según la operación, el destinatario o el régimen fiscal. Revisa los datos antes de emitir y usa después un flujo de corrección que conserve la trazabilidad.

Factura completa y factura simplificada

La factura simplificada contiene menos datos y solo puede utilizarse en los supuestos permitidos. La Agencia Tributaria indica, entre otros casos:

• Operaciones de hasta 400 euros, IVA incluido.
• Facturas rectificativas.
• Determinadas actividades de hasta 3.000 euros, IVA incluido, como ventas al por menor, hostelería o transporte de personas.

Si un empresario o profesional necesita deducir el IVA de una factura simplificada, deben constar además su NIF y domicilio y la cuota repercutida por separado. No uses una factura simplificada únicamente porque resulte más rápida.

Numeración y series

La numeración dentro de cada serie debe ser correlativa. Pueden existir series separadas cuando haya una razón operativa o una obligación específica, por ejemplo para determinados establecimientos o para facturas rectificativas.

Evita borrar números ya emitidos o reutilizarlos. Si una factura emitida contiene un error que afecta a sus datos fiscales o importes, usa el flujo de edición o rectificación disponible para su estado y conserva la trazabilidad del cambio.

Facturas rectificativas

Una factura rectificativa corrige una factura anterior cuando se incumplen requisitos, se calculan incorrectamente las cuotas, cambian las bases imponibles o se produce otra causa admitida. Debe identificar la factura rectificada y describir la corrección.

El procedimiento depende del error y del estado de la operación. Consulta con tu asesor antes de sustituir, anular o corregir una factura ya emitida.

Factura electrónica y VeriFactu no son lo mismo

• Factura electrónica describe una factura expedida y recibida en formato electrónico. Algunos ámbitos exigen formatos o canales concretos, como Facturae.
• VeriFactu es una modalidad de cumplimiento de las reglas aplicables a los sistemas informáticos de facturación y a sus registros.

Una factura puede ser electrónica sin que eso responda por sí solo a todas las reglas de VeriFactu. Consulta la guía de VeriFactu y facturación certificada para entender la diferencia.

Antes de emitir una factura

1. Confirma los datos fiscales del emisor y del cliente.
2. Elige el tipo de documento y la serie correctos.
3. Describe con claridad los bienes o servicios.
4. Revisa bases, tipos de IVA, retenciones y totales.
5. Comprueba las menciones especiales que requiera la operación.
6. Revisa la vista previa y emite solo cuando los datos sean definitivos.

La calculadora de IVA e IRPF para facturas puede ayudarte a estimar importes. La aplicación del tipo o de la retención adecuados depende de la operación y de tu situación.

Cómo ayuda Numonis

Configura tus datos, series, impuestos y métodos de pago antes de emitir. Después puedes crear la factura, revisar su estado, enviarla y marcar el pago desde la plataforma.

• Configurar la facturación
• Crear una factura de venta
• Entender tipos de documentos y borradores

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar una factura después de emitirla?

Depende del estado. Numonis puede permitir editar directamente una factura emitida o enviada que no esté certificada ni pagada y que no tenga una rectificativa. Las facturas certificadas, pagadas, en procesamiento o ya rectificadas requieren una factura rectificativa o indicaciones de Numonis. Consulta el ciclo de vida de una factura.

¿Un presupuesto o una proforma es una factura?

No. Sirven para presentar una propuesta o información previa, pero no sustituyen la factura que documenta la operación.

¿Debo conservar las facturas?

Sí. Tanto el emisor como el destinatario deben conservar las facturas y justificantes durante los plazos aplicables. El plazo puede variar según la obligación tributaria, mercantil o el tipo de operación.

Fuentes oficiales

• Contenido obligatorio de las facturas
• Tipos de factura
• Supuestos y contenido de las facturas simplificadas

Aviso

Este contenido es informativo y describe reglas generales. No sustituye el asesoramiento fiscal personalizado.

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