Ciclo de vida de una factura
Entiende qué ocurre desde el borrador hasta el envío, cobro, corrección o anulación de una factura emitida.
Una factura cambia de estado según las acciones que realizas y la configuración de tu cuenta. Revisa siempre el estado antes de editar, enviar o corregir.
En la pestaña Facturas, cambia entre Con IVA y BI para comparar el importe total de las facturas con su base imponible. La BI excluye el IVA y los suplidos. La opción se aplica a la columna de importe, las tarjetas de resumen y los gráficos. Selecciona un cliente en Principales Clientes para abrir la ficha de ese cliente. Pendiente incluye las facturas confirmadas con cobro pendiente; Vencido se muestra por separado.
El detalle muestra las acciones disponibles según el estado del documento.
Estados principales
- Borrador: puedes revisar y editar antes de emitir.
- Procesando: Numonis está generando o registrando el documento.
- Emitida: la factura o rectificativa ya existe oficialmente. Los documentos no certificados y no pagados pueden mostrar Editar factura si no tienen una rectificativa emitida.
- Certificada: la factura se emitió con certificación si esa opción está activa.
- Enviada: la factura se envió por email desde Numonis. Si editas una factura enviada compatible, vuelve a enviarla.
- Pendiente de pago: el cobro no se ha marcado como recibido.
- Pagada: el cobro se marcó como recibido.
- Error: falta corregir datos o reintentar una acción. Cuando la Agencia Tributaria rechaza una factura certificada, Numonis muestra una explicación clara de la causa (por ejemplo, un NIF del emisor que no coincide con el censo de la AEAT) y, en otros casos, el mensaje devuelto por la AEAT.
- Anulada: el documento ya no debe usarse como activo.
De borrador a factura emitida
- Crea la factura.
- Revisa cliente, fecha, líneas, impuestos, retenciones, numeración y forma de pago.
- Guarda como borrador si necesitas revisarla después.
- Emite solo cuando los datos sean correctos.
También puedes seleccionar varios documentos fiscales en borrador o error desde el listado y usar Emitir de forma masiva. Numonis emite los documentos válidos y muestra los omitidos o fallidos, por lo que una factura inválida no bloquea el resto.
Los presupuestos y las proformas se finalizan en lugar de emitirse. Finalizar asigna la serie y el número y prepara el PDF sin certificación fiscal. Después puedes editar, descargar o enviar el documento desde su detalle. La edición conserva el mismo número y no crea un borrador nuevo. Un presupuesto parcialmente facturado o cerrado no se edita así.
Enviar y marcar como pagada
Después de emitir, puedes enviar la factura por email si la acción aparece. Cuando recibas el cobro, marca la factura como pagada para que el estado de pago refleje la situación real. Si la marcaste como pagada por error, usa Marcar como no pagada cuando la acción esté disponible.
Para trabajar desde el listado, selecciona varias facturas y usa Descargar PDFs, Enviar o Marcar como pagadas. La descarga masiva guarda varios PDFs en un único ZIP y omite borradores que todavía no tienen PDF generado. El envío masivo usa el email guardado de cada cliente y tus plantillas configuradas. Marcar como pagadas de forma masiva solo se aplica a facturas cobrables emitidas, certificadas o enviadas que todavía no estén pagadas.
Corregir una factura emitida
Las facturas y rectificativas emitidas o enviadas que no estén certificadas ni pagadas y no tengan una rectificativa pueden editarse directamente cuando aparece Editar factura. Las facturas certificadas, pagadas, ya rectificadas o en procesamiento de certificación requieren una rectificativa o indicaciones de Numonis antes de actuar.
Los operadores administradores de Numonis también pueden editar facturas históricas compatibles después de que el emisor active VeriFactu o SII, siempre que la factura nunca se haya enviado a certificar. Esta excepción no se aplica a clientes ni a otros operadores y no permite eliminar la factura. Al guardar, se conserva el número, se regenera el PDF y una factura enviada vuelve a Emitida. Revisa la factura actualizada y vuelve a enviarla; guardar no la certifica ni envía un email automáticamente. Numonis registra al administrador y los valores modificados en su historial interno de cambios.
Convertir presupuestos o proformas
Si tu cuenta usa presupuestos o proformas, puedes convertirlos en factura cuando la operación se confirme y la acción esté disponible.