Exportar facturas para administraciones públicas (FACe)

Descarga una factura o una factura rectificativa en XML Facturae, fírmala y súbela a FACe.

Las administraciones públicas españolas reciben las facturas electrónicas a través de FACe o de su propio portal. Estos portales solo aceptan un archivo XML Facturae 3.2.2 firmado que contenga los códigos DIR3 de la oficina que recibe la factura. Numonis crea este archivo a partir de una factura o una factura rectificativa emitida. Numonis no lo envía: tú firmas el archivo y lo subes.

Preparar el cliente

Abre Facturas de Venta y edita el cliente, o añade uno nuevo.
Activa Administración pública. Al añadir un cliente, Numonis la activa por ti si escribes un NIF español que empieza por P, Q o S. Puedes desactivarla en una excepción, por ejemplo un colegio profesional.
Completa un conjunto de Códigos DIR3: Oficina contable, Órgano gestor y Unidad tramitadora. El Órgano proponente es opcional. Pide los códigos a la administración o búscalos en el directorio DIR3.
Pulsa Añadir códigos DIR3 cuando una administración tiene varias oficinas con el mismo NIF. Pon un nombre a cada conjunto, por ejemplo el departamento, para reconocerlo después.
Guarda el cliente.

El cliente también necesita una dirección completa en España: calle, código postal y ciudad. Si la provincia está vacía, Numonis la toma del código postal.

Elegir los códigos DIR3 en el documento

Puedes añadir los códigos mientras creas o editas una factura. Selecciona el cliente y pulsa Añadir códigos DIR3 en su tarjeta, o Gestionar códigos DIR3 si ya tiene códigos. Guarda los códigos en el diálogo para actualizar el cliente sin salir de la factura.

Al crear una factura o una factura rectificativa para una administración pública, la tarjeta Códigos DIR3 muestra los códigos de la oficina que la recibe. Elige otro conjunto cuando el cliente tiene más de uno. Los códigos se guardan con el documento, aparecen en el PDF y van en el archivo Facturae.

Una factura rectificativa que creas a partir de una factura conserva los códigos DIR3 de esa factura.
Una factura recurrente conserva sus códigos DIR3. Si el cliente ya no tiene esos códigos, el nuevo borrador toma el primer conjunto del cliente.

Descargar el archivo Facturae

Emite la factura o la factura rectificativa como siempre.
Abre el documento y pulsa el menú de más acciones.
Pulsa Exportar Facturae (XML). La opción aparece en las facturas y facturas rectificativas emitidas de un cliente con códigos DIR3.
Revisa el mensaje de la parte superior del diálogo. Si algo impide la exportación, por ejemplo una dirección del cliente incompleta, el diálogo lo explica y no puedes descargar el archivo.
Un documento emitido antes de que los documentos guardaran sus códigos DIR3 muestra los conjuntos del cliente. Elige uno: Numonis lo guarda en el documento y las siguientes exportaciones lo usan.
En una factura rectificativa, elige el Motivo de la rectificación. FACe exige uno de los motivos oficiales.
Pulsa Descargar XML.

El archivo contiene los datos del emisor y del cliente que quedaron fijados en el documento al emitirlo. Si la dirección del cliente estaba incompleta en ese momento, la exportación se detiene con un mensaje.

Antes de exportar, Numonis comprueba el formato y el carácter de control de los dos NIF guardados en el documento. El error identifica al emisor o al cliente. Estas comprobaciones no confirman el alta censal. Cambiar los datos actuales de la empresa o del cliente no cambia los datos guardados al emitir el documento.

Exportar varios documentos

Abre Facturas de Venta y selecciona las facturas y facturas rectificativas emitidas.
Pulsa XML Facturae en la barra de selección.
Revisa la lista. Numonis indica qué documentos no se pueden exportar y por qué. Un documento sin códigos DIR3 guardados necesita antes una exportación por separado.
Si la selección tiene facturas rectificativas, elige un Motivo de rectificación para todas.
Pulsa Descargar ZIP. El archivo ZIP tiene un archivo Facturae por cada documento.

Puedes exportar hasta 100 documentos a la vez. Firma cada archivo antes de subirlo.

Firmar y subir

Abre el archivo descargado con AutoFirma, la aplicación gratuita de firma del Gobierno de España.
Fírmalo con tu certificado digital. AutoFirma guarda un archivo firmado, normalmente con la extensión .xsig.
Sube el archivo firmado a FACe en Remitir factura, o al portal de la administración.

FACe rechaza un archivo sin firma y un archivo con códigos DIR3 incorrectos. Guarda el justificante que muestra FACe después de subir la factura.

Límites

Solo se pueden exportar documentos en euros.
Facturae admite números de factura de hasta 20 caracteres.
No se pueden exportar líneas con inversión del sujeto pasivo ni con IVA extranjero (OSS).
Los suplidos aparecen como gastos suplidos, fuera de la base imponible.
Una línea con un importe de impuesto manual solo se puede exportar si el importe es la base por el tipo, con una diferencia máxima de un céntimo. No se puede exportar una factura rectificativa que solo corrige el IVA. Emite una factura rectificativa que anule la línea y una factura nueva con el tipo correcto.
Si eres autónomo, Facturae necesita tu nombre y tus apellidos por separado. Completa la tarjeta Nombre para Facturae en Ajustes de Facturas de Venta. Sin ella, Numonis toma las dos últimas palabras de tu Razón Social como apellidos, o las partes de un nombre escrito como «Apellidos, Nombre». La exportación se detiene si el nombre no tiene nombre de pila o apellido.